プロジェクト ポートフォリオ管理の導入プロセス
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PPM) の導入プロセス は組織的な取り組みです。企業はアクション プランとガバナンスのフレームワークを確立し、それらの要素に関する新しいプラクティスを標準化しますPPM を正常に導入するには、すべてのレベルで変化を推進する必要があります。
「経営上、ほとんどの組織は取り組みの焦点をプロジェクトの選択、ガバナンス、監視に当てます。プロジェクトの選択 とは、プロジェクトのリクエストや提案をレビューし、戦略的整合性、投資収益率、またはその他の企業固有の要因に基づいて、どのプロジェクトを追求するかを決定するプロセスです。ガバナンスと監視は、標準化された業務遂行パターンを作成し、プロジェクトのパフォーマンスを報告し、必要に応じて是正措置を講じるためのプロセスです。」と、Project Management Essentials の創設者兼代表であるアラン・ザッカー (Alan Zucker) 氏は言います。
プロジェクト ポートフォリオ管理は、多くのプロジェクトの調整と管理に効果的なガバナンス ツールです。PPM の詳細については、この「プロジェクト ポートフォリオ管理ガイド」を参照してください。
プロジェクト ポートフォリオ管理導入する方法
プロジェクト ポートフォリオ管理は、単一の普遍的な方法論を持たない哲学です。しかし、導入アプローチでは必ず、組織全体からの賛同、選択したフレームワークの遵守、会社の目標と価値の慎重な検討が必要となります。
マネージャーの中には、ポートフォリオ管理に対してシンプルな単一目標のアプローチを取る人もいれば、アジャイル アプローチによる汎用性を好むマネージャーもいます。最初の目標は、自社に最適な目標を見つけることです。
「プロジェクト ポートフォリオ管理に関しては、目標は 1 つ、プロジェクトの収益を特定して向上することです。アプローチは、生産性、品質、全体的な費用対効果の問題など、検討中のプロジェクトに関連した問題に基づいて決定する必要があります。目的を念頭に置いておけば、改善と強化の領域を特定することは容易です。」と、Home Grounds の創設者兼 CEO である Alex Mastin 氏は言います。
ポートフォリオ管理へのアプローチを決めるには、まず目標を定義します。「目標を前もって明確に」と、Create Kaizen の創設者である Jake Carroll 氏は提案しています。「目標や報告の要件などを最初から明確に決定してください。これらに少しでも変更が加わると、ポートフォリオ管理への取り組み方が大幅に変わる可能性があります。」
さらに、自社のミッション (また規模や業界) も、ポートフォリオの管理方法に大きく影響します。変化に適応しようとする自社の意欲は、PPM へのアプローチを決定するのに役立つもう 1 つの要因です。さらに、期間やその他の目標を合理的、つまり達成可能にするアプローチを選択する必要があります。
早い段階で、すべてのチーム メンバーがアプローチを把握できるようにしてください。これを実現する最善の方法は、ビジネスのリーダーからプロセスの賛同者を特定することです。エグゼクティブのサポートがあれば、あとは円滑に進みます。また、ポートフォリオ管理には一貫性のある標準化されたプロセスが必要であるため、他の部門のリーダーやマネージャーからのサポートを確保することも不可欠です。異なる方法で取り組んでいるチームがあると、アプローチの実行ははるかに困難になります。
「ポートフォリオ管理プラクティスの内容は、それぞれの組織で少しずつ異なります。小規模企業は単一のポートフォリオを持つ可能性が高いのに対し、大企業は多くのポートフォリオを持つ場合があります。一般的には、シニア マネージャーがポートフォリオ管理チームを率いることが望ましい体制です。チームは財務、規格、テクノロジー部門などに属しますが、メンバーは常にシニアリーダーに報告する必要があります。」とザッカー (Zucker) 氏は勧めています。
ビジネスが最も価値を置いていることを強調するような、プロジェクト ポートフォリオ管理アプローチのフレームワークを確立してください。優先事項のタイムラインを設定してください。また同じプロジェクトの優先事項を時間と共に継続的に見直す必要があります。フレームワークは、ポートフォリオ管理の最も重要な目標に沿っている必要があります。また、そのフレームワークを念頭に置いてすべての決定を下す必要があります。
プロジェクト ポートフォリオ管理導入の 6 つのステップ
プロジェクト ポートフォリオ管理を導入するには 6 つのステップが必要です。まず、アプローチを定義し、エグゼクティブのサポートを確保する必要があります。次に、計画をチームに伝え、ポートフォリオのデータを収集して優先順位を付けます。最後に、ポートフォリオを監視、管理します。
ステップ 1: プロジェクト ポートフォリオ管理アプローチを定義する
企業としての目標を決定し、フレームワークを確立し、変化に対する自社の意欲と能力を分析してプロジェクト ポートフォリオ管理アプローチを定義して、作業の現実的なタイムラインを作成します。
「最初のステップは、プロジェクトの実行を選択して監督するという点で、組織にとって何が重要かを決定することです。2 つ目は、それらの最小限のニーズを満たす基本的なプロセスを設計して導入することです。学習しながらプロセスの更新や変更をすばやく実装できるようにしたいので、紙ベースまたは軽量のツールを使用してプロセスの最初のイテレーションを導入します。」とザッカー (Zucker) 氏は言います。
ステップ 2: プロジェクト ポートフォリオ計画に対するエグゼクティブのサポートを確保する
組織の変化には、リーダーシップからの強力なサポートと手本が必要です。経営陣が新しいプラクティスに取り組んでいることを確実にすることが、他のメンバーの参加を促す最善の方法です。
ステップ 3: プロジェクト ポートフォリオ計画に対するチームのサポートを確保する
経営陣が参加したら、他のマネジメントや部門のリーダーに接触し、引き込みます。プロジェクト ポートフォリオ管理はすべてのプロジェクトとチームに影響を与えるため、社内の新しい基準を確実に満たすには、早期の前例を確立する必要があります。
ステップ 4: ポートフォリオのデータを収集する
自社の現在および潜在的なプロジェクトの包括的なリストを作成します。タイムライン、マイルストーン、潜在的なリスク、リソースニーズ、ROI など、これらのプロジェクトに関するデータが揃っていることを確認してください。
ステップ 5: プロジェクト ポートフォリオに優先順位を付ける
フレームワークに基づいてプロジェクトに優先順位を付けます。リスクにかかわらず ROI が高いプロジェクトを好む場合もあれば、リスクを回避するアプローチを優先したい場合もあります。どのようなアプローチを選択するにしても、自社の目標を念頭に置いて客観的になる必要があります。
ステップ 6: プロジェクト ポートフォリオから学び、進化する
状況は時間の経過とともに変化し、ポートフォリオも変化します。現在のフレームワークとアプローチが自社の目標と常に一致するように、ポートフォリオを定期的に評価することが不可欠です。
必要に応じて変更を行うことを恐れないでください。「ある程度プロセスの経験を積んだら、プロセスを評価してください。シニアリーダー、マネジメント、プロジェク トチームからのフィードバックを募ってください。「適切な」プロジェクトが選択されていますか？プロセスには透明性があり、軽量ですか？フィードバックに基づき、必要に応じて調整してください。」とザッカー (Zucker) 氏は推奨します。
導入後のポートフォリオ管理の詳細については、プロジェクト ポートフォリオ管理のプロセス、ステップ、フローに関するこのガイドをお読みください。
プロジェクト ポートフォリオ管理の導入戦略
導入戦略を立てることで、可能な限り合理的な時間で最良の結果を出すことができます。成果物が異なる複数の部門に対応できるようにある程度の柔軟性を持たせるものの、必ず同じ基本アプローチを維持してください。
社内全体で一貫したランキング基準を使用して、ポートフォリオを整理します。潜在的および進行中のすべてのプロジェクトに関して、必ず同じ情報を報告し、同じ重要な会議を開くようにしてください。
プロジェクト ポートフォリオ管理の導入ロードマップ
導入ロードマップは、導入計画を簡素化し、読みやすくしたものです。アプローチを定義し、エグゼクティブ サポートを確保し、チームを参加させてプロジェクト情報を収集し、それらのプロジェクトを整理して優先順位を付け、必要に応じてアプローチを継続的に進化させます。
プロジェクト ポートフォリオ管理の導入コスト
プロジェクト ポートフォリオ管理の最終的な目標は、コストよりも価値のあるプロセスの改善です。
これらのコストは単なる財務的なものではなく、トレーニング、ソフトウェア、時間の投資が含まれます。しかし、導入を成功させれば、プロジェクトの成功率の向上、ROI の向上、効率性の向上などのメリットがあります。
個人の IT 製品およびイノベーション コンサルタントである Pat Khumprakob 氏は、プロジェクト ポートフォリオ管理の導入コストに関する経験を次のように話します。「非常に厳しく規制されている、または長い間一定の方法で運営されている組織にとって、コストは非常に大きな問題です。新しいスタッフを採用することにはコストがかかりますが、既存のスタッフを新しいモデルに合わせて変えることにはより大きなコストがかかります。」
Khumprakob 氏は続けます。「過去 20 年間でテクノロジーは大きく変化しており、ベテランの従業員にアジャイル、DevOps、デザイン シンキングなどを取り入れるように頼むと、大きな違和感を抱かせる可能性があります。製品を作ってバグフリーにし、期限内に納品すればボーナスや昇給を受けられるというシステムに慣れているためです。新しいことに挑戦すると、その報酬システムが正面から危険にさらされます。
「変化には多くのコストが伴います。」Khumprakob 氏は言います。「新しいプラクティスやテクニックに適応するために、既存の従業員、プロセス、システムなどの変化をどのように促進すればよいでしょうか？スタッフをコーチング、トレーニング、メンタリングして、エコシステムを理解しながら、新鮮な見解や長年の専門知識を活用できるようにするにはどうすればよいでしょうか？一筋縄ではいきません。」
Khumprakob 氏は言います。「私は前にいた会社で、デジタル製品組織をチームレベルから構築する役目を任されました。私がその仕事を始めたとき、すぐにこのイニシアチブにはトップレベルのサポートがないことに気づきました。ビジネスと IT は連携が取れておらず (これは IT イニシアチブでした)、リーダーシップの方向性やマインドセットが定まっていませんでした。悪夢のような状況でした。スキルの高い従業員はすぐに去って行きました。成功のためのインフラが整っていないことに気づいたからです。
「新しい管理構造を導入する際には、他のリーダーを参加させるためのビジョン、方向性、影響力を持つ最上位の人から始める必要があります。そこから、トップの人材に情報を提供したり、引き込んだりしてビジョンを促進できます。その後、コーチングやメンタリングによって若手の人材を参加させることで、さらに前に進むことができます。
「適切に行えば、新しい管理構造によって素晴らしい結果を生み出すことができます。適切に行えなければ、主要な新規雇用者数人以上のコストがかかる可能性があります。」と、Khumprakob 氏は結論付けます。
PPM のメリットと課題の詳細については、プロジェクト ポートフォリオ管理のメリットとデメリットの比較をお読みください。
プロジェクト ポートフォリオ管理の導入計画テンプレート
プロジェクト ポートフォリオ管理の導入計画テンプレートのダウンロード
このテンプレートを使用して、ポートフォリオ管理計画の導入を整理できます。目標とフレームワークの概要をまとめ、主要なチーム メンバーを特定し、プロジェクト ポートフォリオを簡単にリスト化して整理するために使用できます。
無料のプロジェクト ポートフォリオ管理テンプレートをさらに見るには、このテンプレート ページをご覧ください。
プロジェクト ポートフォリオ管理導入の課題
プロジェクト ポートフォリオ管理の導入は、困難で複雑なプロセスとなる場合があります。ポートフォリオ マネージャーは、新しいスタッフの採用から、新しい手順に対するチームのトレーニング、既存のプロジェクトやデータの整理と優先順位付けまで、多くの課題を克服する必要があります。
プロジェクト ポートフォリオ管理を導入する際に直面する主な課題は次のとおりです。
- 賛同者を得る: 経営陣と部門またはプロジェクト マネージャーの両方から賛同を得ることは簡単ではありません。全員のニーズを満たす方法で、さまざまな管理の要件と手法を組み合わせる必要があります。「プロジェクト ポートフォリオ管理を導入するには、成長のための苦痛が伴います。導入前に主な関係者の業務上の負担がどのようであるかを明確にし、賛同を得てください。」Carroll 氏はそう警告します。
- 万能なアプローチの使用: すべてのプロジェクトはそれぞれ異なります。そのため、管理プロセスと優先順位付けプロセスから微妙な差異を取り除くことで、ポジティブな結果とネガティブな結果の両方が生まれます。優先順位付けのフレームワークにビジネス価値を真に反映させることで、ポジティブな点を高め、ネガティブな影響を減らすことができます。
- トレーニングと再構築: 採用とトレーニングには費用がかかります。新しいプロジェクト ポートフォリオ管理戦略によって、新しいポートフォリオ マネージャーを雇う必要があります。また、既存の部門のプロジェクト マネージャーには、必ずすべての新しい手順に対するトレーニングを実施する必要があります。
- 限界を知る: プロジェクト ポートフォリオ管理を導入する際には、リソースとチームの限界を理解することが重要です。「どこでリソースを拡張できるか、どこで現状維持するべきかを把握する必要があります。企業の収益は、プロジェクトがどれだけ長く続くかだけでなく、そこに投資するリソースの量によっても異なります。変化はビジネスの一部であり、リソースは変化させることができます。変化に対して適応可能でオープンでいることが非常に重要です。」と Mastin 氏は言います。
- 複雑さへの対処:「 維持する苦労が多い割に得るものが少ない複雑なシステムを構築することで、深みにはまってしまうことは非常にありがちです。これには 2 つの問題があります。1 つ目はデータや所見を見つけることが困難になり、適切な意思決定ができなくなります。2 つ目は、社内におけるポートフォリオ管理の重要性が薄れてしまうことです。プロジェクト ポートフォリオ管理は非常に強力なツールですが、十分な情報に基づいて意思決定を行っていないと、導入と復旧の道のりは長く厳しいものになる可能性があります。」と Carroll 氏は戒めます。
- データの収集: プロジェクト ポートフォリオ管理をゼロから始めると、収集して整理する必要があるデータは大量にあり、すべてのデータは異なる部門の異なるサーバー上で異なる方式で命名され、異なるフォーマットで保存されているはずです。「意思決定を行う前に、一定期間データを分析します。ほとんどのプロジェクト ポートフォリオ管理で起こるミスの 1 つは、意思決定を焦ることです。忍耐力はより精度の高い成果で報われます。ビジネスの寿命を延ばすためには、長期的な利益を特定する必要があります。」と Mastin 氏は指摘します。
- プロジェクトの優先順位の変化: 新しいモデルでプロジェクトを管理することは容易ではありません。たとえば、現在進行中の複数のプロジェクトを管理しているときに経営陣が他のプロジェクトにより高い優先度を割り当てた場合、かつて優先度の高かったプロジェクトが延期されたり完全に中止されたりする可能性があります。
- 資金と時間のコスト管理: プロジェクト ポートフォリオ管理の導入は、資金と時間の両方の面で費用がかかります。データの計画と収集、新しいスタッフの採用とトレーニング、継続的な給与の支払い、プロセスの切り替えに費やす時間、新しいソフトウェアへの投資は、すべて導入に関連するコストの例です。
| 課題 | ソリューション |
|---|---|
| 賛同者を得る | エグゼクティブ レベルから始めます。初期に上位レベルの賛同者を得ることで、下位レベルと部門間の協力を促進します。 |
| 万能なアプローチの導入 | 優先順位付けのフレームワークが、自社のニーズと目標を正確に反映していることを確認します。そうすることで、最適なプロジェクトを優先することができ、最も効率的な方法でリソースを費やすことができます。 |
| トレーニングと再構築 | 採用、トレーニング、再構築は費用がかかりますが、プロジェクト ポートフォリオ管理の導入に不可欠な要素です。しっかりとした導入計画を立て、すべての部門の協力を得ることで、これらの継続的なコストを最小限に抑えることができます。 |
| 限界を知る | リソースとチームの限界を把握するには、経験とスキルが必要です。進行中のプロジェクトを綿密に監視し、チームが達成できる限界を超えて業務を割り当てないようにします。 |
| データの収集 | 部門に関係なく、プロジェクトやレポートに全社的な命名と保存の構造を導入します。これにより、プロジェクトやレポートを常に整理し、アクセスしやすくできます。また、プロジェクト間で特定の KPI を比較できるように、標準化された報告システムを作成する必要があります。 |
| プロジェクトの優先順位の変化 | 導入プロセスをゆっくりと開始し、可能であれば、主要なプロジェクトが完了してから大規模な変更を導入するようにします。プロジェクトがすでに進行中に報告や優先順位付の手順を導入するのではなく、新しいプロジェクトの開始時にこれらの手順を導入します。 |
| 資金と時間のコスト管理 | プロジェクト ポートフォリオ管理の導入は、それ自体が大規模なプロジェクトです。他のプロジェクトと同様に導入に必要なコストとリソースを見積もり、必要なすべてのリソースと経費が予算内であることを確認します。 |
プロジェクト ポートフォリオ管理導入のヒント
詳細な計画の作成から、目に見えるオープンなコミュニケーションの促進まで、多くの戦略を使用してポートフォリオ管理を成功につなげることができます。以下に、専門家のアドバイスをご紹介します。
- 詳細な計画を作成する: ビジネス目標を反映したフレームワークを使用して、詳細な導入計画をまとめましょう。計画が上手くいくまで待つことも大事ですが、必要に応じて変更することも恐れてはいけません。
- 可視性とオープンなコミュニケーションを促進する: 初期の段階から計画の性質に関して関係者全員を教育し、導入中は進捗を可視化します。
- 導入チームを作る: 複数の部門の複数のレベルで複数の賛同者を選択し、全員が 1 人のエグゼクティブ リーダーに報告するようにします。頻繁にチェックインし、順調に進んでいるかどうかを確認してください。
- 利用可能なソフトウェアを使用する: アプローチを補完するプロジェクト ポートフォリオ管理ソフトウェア ツールを選択してください。「データが伝えてくれるストーリーは数多くあり、プロジェクト ポートフォリオ管理ツールのインフラストラクチャは、最終的にそのインフラストラクチャから得るデータを反映します。調査を行い、チームとプロセスをツールに合わせるのではなく、チームとプロセスに合ったツールを選択してください。」と Carroll 氏は言います。
- 既存の企業文化を活用する: 自社の既存のプロセスと文化を再確認し、その構造の中で機能する計画を作成します。「プロジェクト ポートフォリオ管理プログラムを導入する際には、組織や文化の文脈を理解することが重要です。多くの新しいプログラムは、文脈に合わないプラクティスを確立することが原因で失敗します。成功するプログラムは、既存の文化に基づいて明確なビジネス目標を確立します。そして、これらのプログラムは、組織を新しい方向に動かし始めるプロセスとプラクティスを確立するのです。」と、ザッカー (Zucker) 氏は見解を述べています。
- 常にシンプルに: プロジェクト ポートフォリオ管理は、容易に手に追えなくなる複雑なプロセスです。「ユースケースに対応する最も簡単で最も柔軟な方法を探してください。そして、シンプルさを維持してください。ツールとプロセスはすぐに複雑になる可能性があるため、時間の経過とともに敏捷性を確保するために、シンプルであればあるほど良いということを覚えておいてください。」と Carroll 氏は提案しています。
- 分類する: 既存のすべてのプロジェクト データを整理し、将来データを保存し、プロジェクトを参照するための命名および分類構造を作成します。
- 可能な限り自動化する: プロダクト マネージャーやチーム リーダーへのプロジェクト ポートフォリオ管理レポートを自動化するほどデータの品質が高くなり、データの質が高いほどそのデータから得られるインサイトの信頼性が高くなります。
- 必要に応じて調整する: 上手くいくまで待つことも大事ですが、変更するタイミングも知っておいてください。「ツールとプロセスの展開が計画どおりに進むことは稀です。そのため、早期かつ頻繁にタッチポイントを確立するようにしてください。そうすればフィードバックを得られるため、柔軟に対応できるうちに方針を転換できます。」と、Carroll 氏は指摘します。
- チームをサポートする: チームは最も価値のあるリソースの 1 つであり、経験と価値は時間が経つにつれてますます増えていきます。「私たちの基本原則の 1 つは、『プロジェクトではなく、チームに出資する』です。つまり、プロジェクト実行チームに出資し、その後どのチームがどの作業またはプロジェクトを実行するかを決定します。この方法では、プロジェクト チームの結成と解散に伴う混乱を軽減できます。軽量なプロジェクト ポートフォリオ管理プロセスを使用すると、プロジェクトに対して迅速に優先順位を付けることができます。チームが 1 つのプロジェクトを完了したら、次のプロジェクト (つまり、優先順位付けされたスタックの一番上にあるプロジェクト) を割り当てます。」とザッカー (Zucker) 氏は説明します。
プロジェクト ポートフォリオ管理導入のケーススタディ
教育業界におけるエンタープライズ ソフトウェアの大手である Blackboard は、数多くのプロジェクト ポートフォリオを整理し、管理するために役立つツールを必要としていました。
何千人ものユーザーが独自のニーズと課題を抱えていたため、Blackboard は使いやすく、多種多様なエコシステムに導入しやすいソリューションを必要としていました。同社はニーズを満たすソフトウェアとして Smartsheet を選択しました。
Smartsheet を導入する前、チームは大規模なプロジェクト ポートフォリオ管理に問題を抱えていました。この顧客事例では、Blackboard Transact の PMP、クライアント サービス部門シニア マネージャーである David Minutella 氏の以下のご意見を紹介します。
「私たちは多くの電子メールをやり取りし、Excel 文書で作業していました。このツールでは、バージョン管理を行うのが本当に複雑で困難でした。」と同氏は言います。「この問題は、プロフェッショナルではないという印象をクライアントに与えていました。」
Smartsheet をプロジェクト ポートフォリオ管理ツールとして導入することで、Blackboard は 2 つの重要な改善を実現することができました。1 つ目は、同社が潜在的な顧客に対してより明確な見通しを立てられるようになったこと。2 つ目は、既存の継続的な顧客に対してプロジェクトのプロセスを (プロジェクトの全期間を通して) さらに可視化できるようになったことです
これら 2 つの変化を達成して以来、Blackboard は多数のクライアントのワークロードをより適切に分散し、主要な関係者に向けて可視性を改善することができています。同社は、最新情報と進捗状況のレポートを 1 か所でリアルタイムで収集することで、年間何千時間もの会議時間を節約しています。
これらのプロセスを改善した結果、同社は現在、潜在的な顧客によりプロフェッショナルに対応し、それによってより売上と自社のプラットフォームの導入率を向上しています。
エンタープライズ PPM の詳細については、この「プロジェクト ポートフォリオ管理の完全ガイド」を参照してください。
Smartsheet のプロジェクト ポートフォリオ管理で共同作業を改善し、作業速度を向上
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。