エンタープライズプロジェクト管理とは
エンタープライズプロジェクト管理 とは、複数のプロジェクトを全社的に管理するために必要なビジネスプロセスと考え方を指しています。このプロセスは、ポートフォリオ、プログラム、およびプロジェクトの管理を戦略的に連携させ、価値を促進する相乗効果を生み出すことを目標としています。
「エンタープライズプロジェクト管理とは、どのような状況でも可能な限り効率的に望ましい成果に到達することです」と、The Irreverent Guide to Project Managementの著者であり、イノベーションと変化を促進するための人間的ソリューションを提供するプロジェクト管理サービス会社である 120VC の首席コンサルタント、創設者、CEO である Jason Scott 氏は述べています。「こうした結果に到達するため物事を成し遂げるには、俊敏(小文字の「a」)でなければなりません。」
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エンタープライズプロジェクト管理フレームワーク
エンタープライズレベルのプロジェクト管理フレームワークは、ビジネス戦略、ガバナンス、および管理方法の組み合わせです。戦略的、戦術的、組織的レベルの構造が効率的に連携し、価値創造を促進します。
「Project Management Institute (PMI) のようなフレームワークの提供するのは、ガイドラインです。厳格でも迅速でもないルールです」と Scott 氏は言います。「組織、そして組織内の人々は、エンタープライズプロジェクト管理を用いて、必要かつ期待される結果を提供するために、変化と変革を厭わない必要があります。」
PMI の Pulse of the Profession Report 2021 レポートは、プロジェクトへのエレガントで戦略的なアプローチを求めています。そして特にデジタルトランスフォーメーションにおいては、ガバナンスと構造を、柔軟性と変更管理のレンズと融合させる「体操企業」の出現を詳述しています。このレポートは、パンデミックによるバーチャルワークへの移行を、高機能組織のための回転の中心として取り上げており、人々の働き方やプロセス方法よりも、成果に大きく重点を置いています。
企業全体のプロジェクト管理を実装することの価値は、損失を阻止したり、潜在的機会の窓を活用したりするために十分すばやく行動できることにあります。
エンタープライズプロジェクト管理フレームワークの理解
戦略とエンタープライズプロジェクト管理: 効果的なエンタープライズプロジェクト管理は、すべてのプログラムおよびプロジェクトの実装を網羅した戦略と、トップダウンのガバナンスがあることでうまく運営されます。エンタープライズプロジェクト管理は依然、実践活動として進化しているため、文化的シフトと縦割り部門からの脱却が必要です。現実には、合併や買収から主要な IT イニシアチブまで、プロジェクトは業績と予算に全社的な影響を与えます。
会社のミッションを果たすための取り組みが急務であるにも関わらず、ほとんどの取り組みやプロジェクトは失敗しやすいものです。PMI の 2018 年 Pulse of the Profession レポートによると、20 秒ごとに 100 万ドル以上が無駄になることがわかりました。この結果、世界中の企業でそうですが、投資検討の対象になります。
- エンタープライズプロジェクト管理オフィス (EPMO): エンタープライズプロジェクト管理オフィスは、管理、成長、コアの差別化、競争の方向性、価値、財務管理など、戦略的なビジネス目標に焦点を当てたビジネス機能と実践活動です。EPMOは、経営幹部や上級幹部と協力し、報告します。このオフィスでは、ガバナンス、プロジェクトポートフォリオ管理のベストプラクティス、ツール、メンタリング、およびプロセス標準化を提供します。エンタープライズプロジェクト管理は、トップエグゼクティブレベルまでのすべてのプロジェクトを可視化し、価値の提供と無駄の排除を確実にし、企業の取り組みを有益な結論へと促進します。
- プロジェクトポートフォリオ管理オフィス(PPMO): プロジェクトポートフォリオ管理オフィスは、価値を最大化するプロジェクトポートフォリオを、特定して選択する方法論とプロセスを確立します。PPMOの責任には、経営幹部と協力してポートフォリオ目標を指定し、プロジェクト提案のための提出データを定義することが含まれます。オフィスは、進行中および提案されたプロジェクトの価値を推定するために使用する仕組み、アルゴリズム、またはモデルを決定し、発表します。戦略とデータに基づいて、オフィスはプロジェクトの優先順位とプロジェクトポートフォリオの構成を推奨し、利用可能なプロジェクトリソースの割り当て方法を決定します。PPMOを成功させるためのベストプラクティスと実践的な道筋は、エンタープライズプロジェクトポートフォリオ管理のガイドで見つけることができます。
戦術とプログラム管理: 戦術レベルは、パフォーマンス、ガバナンス、制御、コンプライアンス、リスク管理、およびプログラム管理を担当します。プログラムマネージャーはPPMOに報告し、PPMOはマルチプロジェクト環境のプロセスの改善に取り組みます。
プログラム管理オフィス(PMO): プログラム管理オフィスは、上級管理職およびプロジェクトスポンサーに報告します。プログラム管理は、通常は相互依存し、さまざまな企業部門が関与するプログラムをサポートして、複数のプロジェクトを制御します。戦略的な PMO は、組織のレベルからの指示に基づいて、ポートフォリオ、優先順位付け、および戦略を制御するのに役立ちます。オフィスは、複数の部門のリソースを調整し、エグゼクティブとプロジェクトスポンサーへのレポートを作成し、プロジェクトの依存関係を特定し、プロジェクトを調整します。
エンタープライズプロジェクト管理とプログラム管理の違いは何か?
エンタープライズプロジェクト管理はミッション主導型、戦略主導型、価値主導型であり 、プログラム管理 は戦術的な取り組みです。EPM オフィスは、企業戦略とビジネス価値に沿った複数のプログラムを処理します。
経営幹部と上級管理職は、会社のあらゆるレベルのビジョンと戦略を設定する責任があります。対照的に、プログラム管理オフィスは戦術レベルで機能します。PMO は、プログラムの方向性、リスク分析と解決策、パフォーマンス測定基準、およびその他のデータを提供します。PMO は、プロジェクト管理標準への準拠も確保します。
運営およびプロジェクト管理活動は、人事、調達、製品管理、マーケティング、販売および顧客サービス、生産、サプライチェーン、および物流に焦点を当てています。
このドメインの場合、PMO はプロジェクト管理チームの管理をサポートし、プロジェクト関連の管理プロセスを調整します。PMO は、正確な時間とコストの追跡、進捗レポート、および承認されたプロジェクトの期限内および予算内の実施を確保する責任があります。
プロジェクト管理は、多くの可動部を持つ複雑で貴重な実践分野です。プロジェクト管理の概要を読んで、ベストプラクティスと目標を調べてください。
エンタープライズプロジェクト管理とプロジェクト管理の違いは何か?
エンタープライズプロジェクト管理は、戦略的目標とビジネスプランの提供に焦点を当てています。プロジェクト管理の目標は、指定された範囲、コスト、およびスケジュール内で高品質の成果物を提供することです。
プログラム管理オフィスは、範囲内、期限内、予算内で高品質の製品またはサービスを提供する責任があります。EPM の利害関係者には、チームリーダー、チームメンバー、対象分野の専門家、およびプロセス所有者が含まれます。
エンタープライズプロジェクト管理における役割と責任
エンタープライズプロジェクト管理における役割と責任は、組織によって異なります。成熟した EPM 環境では、CEO または COO が最上位の指令レベルであり、最高プロジェクト責任者とエンタープライズプロジェクトマネージャーによってサポートされます。
エンタープライズプロジェクト管理における高レベルの役割の概要を、次に示します。
- 最高経営責任者(CEO)または最高執行責任者(COO): 組織構造に応じて、CEOまたはCOOが最終的な報告機関です。CEOは変革のチャンピオンであり、組織の俊敏性と新技術の採用をサポートする文化の背後にある原動力です。2019 年に Forbes Insights が経営幹部を対象に実施した調査では、92% がプログラム管理オフィスが破壊的テクノロジーを採用するための変革の力であると考えています。また、経営幹部の回答者の 90% 近くが、EPMOが将来のデジタルトランスフォーメーションにおいて重要な要素であると考えています。
- 最高プロジェクト責任者(CPO): CPOは取締役会レベルの役員です。CPOは、戦略的なビジネス目標を達成するための重要なプロジェクト、ポートフォリオ、およびプログラムを後援し、監督します。彼らはリスクを評価し、利益とのバランスが取れていることを確認します。このポジションの重要な側面の 1 つは、各プロジェクトに能力のあるリーダーがいることを確認するなど、プロジェクト間の効率性とリンクを促進することです。CPOはまた、適切なプロジェクト管理方法論の実施を担当し、プロジェクトの範囲を管理します。全体として、このポジションは、実行の卓越性を達成する責任を負っています。
- エンタープライズプロジェクトマネージャー: エンタープライズプロジェクトマネージャーは、CEO と CPO の指示に基づいて、組織内のすべてのプロジェクトが期待を満たしていることを確認する責任があります。エンタープライズプロジェクトマネージャーは、必ずしも特定のプロジェクトの詳細に関与しているわけではなく、トップレベルの目標に合わせてプロジェクトを指示します。同時に、ポートフォリオ内の各プロジェクトは、予定時間どおりに予算内で完了する必要があります。
企業全体のプロジェクト管理への変革における主なプレーヤーには、次のようなものがあります。
- EPM エグゼクティブオーナー: 成功するすべてのプロジェクトには、プロジェクトの意見の代表者および推進者となっているリーダーが必要です。エグゼクティブオーナーは、組織のエンタープライズプロジェクト管理ソリューションのビジョンと方向性を設定し、仲間の集団間で EPM のビジョンとリーダーシップを提唱する必要があります。
- EPM スポンサー: このスポンサーは、エンタープライズプロジェクト管理を実現するための、高レベルのビジョンおよび方向性と、日常的な計画および実行の間の架け橋となります。
エンタープライズプロジェクトマネージャーの業務を詳しく見る
エンタープライズプロジェクトマネージャーは、解決すべき中心的な問題に焦点を合わせます。スポンサーと利害関係者からのインプットに基づいて、エンタープライズプロジェクトマネージャーは、目的、スコープ、およびタスクを特定して、目的とする結果を提供することによって、問題にアプローチする方法を決定します。
エンタープライズプロジェクトマネージャーの責任には、次のものが含まれます。
- ビジョンの維持: 成功したエンタープライズプロジェクトマネージャーは、企業のビジョン、目標、および根底にある目的を最優先に考えます。このマネージャーは、プロジェクトの価値を完全に理解するために十分な時間を費やし、すべての利害関係者がそれを確実に理解するようにします。
- 市場の理解: エンタープライズプロジェクトマネージャーは、各プロジェクトに影響を与える市場環境を詳細に把握し、その知識を使用してプロジェクトのメリット、組織、および監視を判断する必要があります。
- プロジェクト活動のためのフレームワークの提供: 戦略指令に基づいて、エンタープライズプロジェクトマネージャーは、プロジェクトを完了するためにチームメンバーが従うべき明確な骨組みを用いてリーダーシップを提供します。
- 参加者の採用: すべてのスキルまたはプロジェクトのニーズに基づいて、エンタープライズプロジェクトマネージャーは社内および社外の提供者を選択します。また、可能な限り最大の効率でプロジェクトを完了するために新しく才能のある人を雇います。
- 重複の防止と機会の認識: エンタープライズプロジェクトマネージャーは、取り組みの概要と知識を有しているため、プロジェクト間で競合したり重複したりするタイミングを特定します。
- 経営幹部との交渉: 人員、予算、タイミング、またはプロジェクト自体を再検討する必要がある場合、EPM は経営幹部やビジネスマネージャーと協力してプロジェクトを完了させます。
- 必要リソースの特定: いったん組織化されたら、エンタープライズプロジェクトマネージャーはすべての要件を見直します。ニーズが明確になると、エンタープライズプロジェクトマネージャーは、社内外の人的、物的なすべて、およびサービスを予算上の制限に合わせます。
- マイルストーンの設定と活動の調整: プロジェクトとポートフォリオを予定時間どおり予算どおりに実現するために、プロジェクトマネージャーはすべてのチームメンバーに明快さを提供します。タスクには、すべての利害関係者とスタッフが理解できる役割、成果物、および実行可能な計画の監督または割り当てが含まれます。
- チームメンバーの貢献およびメリットの確保: チームメンバーのエンゲージメントはビジョンと密接に関連しています。エンタープライズプロジェクトマネージャーのリーダーシップは、可能な限り高いレベルでパフォーマンスを発揮するために、全員がただ一つの目標に向かって協調して働くことを奨励します。
- 紛争の調停: プロジェクトおよびポートフォリオの開発は、莫大な人的資源と資金源を含む複雑なプロセスです。複雑さのレベルには、競合を防ぐために研ぎ澄まされた管理スキルが不可欠です。紛争解決手法には、すべての当事者が目標を達成し、満足のいく妥協点に達する Win-Win 解決などがあります。とりわけ、エンタープライズプロジェクトマネージャーは継続的にフィードバックを提供して、競合が始まる前に柔軟に回避します。
- 学んだ教訓の活用: 成功したプロジェクトマネージャーは、プロジェクト中に重要データを見直した後で、潜在的な問題を特定し、将来のプロジェクトを改善します。プロジェクトの失敗、成功、および教訓の評価を適用して、継続的な改善のためのプロセスに磨きをかけます。
プロジェクトの価値を提供するには多くのステップ、インプット、パートナーシップが関係しています。プロジェクト管理のフェーズを理解して、制御する方法を学習します。
エンタープライズプロジェクト管理の要素
エンタープライズプロジェクト管理には、リスク管理と分析、方法論の推定、方法論のレビュー、問題のエスカレーション、時間管理、情報システム、トレーニングとメンタリングの 7 つのコンポーネントまたは要素が含まれます。
これらの要素については、以下で詳しく説明します。
1. リスク管理と分析
適切に構築されたリスク分析の方法論は、潜在的なプロジェクトの利益に照らして許容できるリスクの程度を決定するのに役立ちます。リスク管理は、あらゆる規模の組織にとって不可欠です。ベストプラクティスについて学習し、エンタープライズリスク管理の実装に関するガイドでテンプレートなどを入手してください。
プロジェクトリスク管理計画テンプレート
プロジェクトリスク管理計画テンプレートのダウンロード
このテンプレートは、プロジェクトの詳細、リスク許容度、および緩和プロセスに基づいて簡単にカスタマイズできます。必要なデータと計算を追加します。また、役割と責任、リスクの識別、および分析と監視のためのリスク登録にも注意してください。
2. 構造化された推定
理想的には、経営陣は、大規模な組織でプロジェクトマネージャーが従うべき公開された見積もりプロセスと方法論を承認します。その後、プロジェクトマネージャーは、先に進む前に、経営陣に推定時間と予算を説明し、正当性を主張する必要があります。楽観的、可能性の高い、悲観的な見通しを含む 3 点の推定によっても、偶発事象の推定に対して説得力のある根拠が得られます。
3. プロジェクトレビュー
エンタープライズプロジェクト管理では、プロジェクトのライフサイクルの複数のポイントでレビューが必要です。PMIは、コミットメント、始動、進捗状況、および完了のレビューを推奨しています。これらのレビューの目的は、標準、ステータス、および問題のチェックを通じて注意を喚起し、リスク緩和計画の更新を形成することです。さらに、レビューは、プロジェクトマネージャーが付加価値のあるコンサルティングを提供することを支援します。
4. プロジェクト管理コーチング
コーチングは、プロジェクトマネージャーの力量と意思決定能力を加速し、脱落率を低下させます。コーチの役割は、メンターとして行動し、重要な時期に助け、リスクの高い意思決定を支援することです。強力なコーチは、プロジェクトマネージャーがスキルの成長の必要性を理解し、開発計画を立てるのを助けます。
5. エスカレーションされた問題管理
プロジェクトは、多くの場合、必要以上に多くの労力と時間を消費するか、発生した問題を見つけて対処できないために失敗します。コアの問題を共有するさまざまなプロジェクトの問題が分析され、その結果を使用して、システムや組織の変更、部門の品質取り組み、または進歩を妨げるその他の課題などに優先順位を付けていきます。プロセスレビューのチェックリストがあると役に立ちます。
6. 時間追跡と会計
これは、プロジェクト管理の最も重要で、 最も困難な側面の 1 つです。時間追跡と会計は、現在および履歴のレポートを作成し、プロジェクトの ROI を理解するために不可欠です。過去のプロジェクトに基づいて、プロジェクトマネージャーレベルで管理される見積もりガイドラインを作成し、プロジェクトマネージャーにレビューしてもらい、費やした時間と予算の超過を確認します。プロジェクト管理ソフトウェアは、時間追跡と会計をより管理しやすく共有しやすくし、また、費用時間見積もりのガイドラインが開発できるデータベースを作成する上で計り知れないほど重要です。
プロジェクト予算管理テンプレート
プロジェクト予算管理テンプレートのダウンロード
この予算管理テンプレートを使用すると、労務費、固定費、資材、およびその他の要素が追跡できて、予定どおり予算内でプロジェクトを実現できます。この実用的なテンプレートなら、追加の費用を管理し、予算との差異を明確化するため、すべてのチームメンバーおよび関係者が情報を持っている状態になります。
7. ソフトウェアシステム
各ビジネスでは、エンタープライズプロジェクト管理ソフトウェアを使用して、進捗状況の評価、要件変更の処理、ビジネス目標に合致するプロジェクトの確実な提供を行うことができます。ツールは、ニッチなバイヤーまたは完全な統合ソリューションに向けた個別のツールとして利用できます。
エンタープライズプロジェクトとは
トランスフォーメーションと変化を志向する企業は、組織全体に影響を与え、数百人(または数千人)の利害関係者を含む大規模プロジェクトであるエンタープライズプロジェクトへの傾斜を強めています。グローバルに事業展開する企業は、企業文化の向上、株主価値の創出、高品質の製品の提供のために、エンタープライズプロジェクトを採用することが増えています。
エンタープライズプロジェクトの例をいくつか次に示します。
- テスラ: 2008年以来、テスラの大胆なビジョンは「持続可能なエネルギーへの世界の移行を加速する」ことでした。このビジョンの世界的な視野は、積極的なシステム思考と強力な経営幹部のリーダーシップの一例です。地域部門を維持していながらも、テスラはエンタープライズプロジェクト管理ガイドラインを遵守し、集中化されており、組織全体が中央のグループまたはチームによる意思決定によってコントロールされています。この方法は、画期的な電気自動車をつくり上げるため、EPMとソフトウェア開発の原則を、短い開発サイクルに適用することにあります。テスラの従業員は、人々を団結させ、対立を減らすという共通のビジョン(「不可能を成し遂げる」)を共有しています。チームはオーナーのように考え、常に革新するよう求められます。同社は革新的な従業員の貢献に報いています。その結果、テスラは世界有数の電気自動車メーカーの 1 つになりました。
- Lowe's Companies, Inc.: 同社は、エンタープライズプロジェクト管理を活用して、ビジョンステートメントに基づいてビジネスに不可欠なタスクを実行します:「Lowe's を住宅改善の最初の選択肢にするために、顧客価値の高いソリューションを最高の価格、製品、およびサービスで提供します。同社の EPM の取り組みには、カナダへの拡大、人手不足の事前計画、セルフ精算プログラムなどの新しいシステムなどがあります。Lowe's のエンタープライズプロジェクト管理ソリューションは、同社の事業モデル、戦略的方向性、成長可能性の領域に沿った意思決定を可能にします。
- トヨタ自動車クレジット株式会社: 同社は、トヨタのディーラーやトヨタ金融サービスブランドを使用している顧客に補償および金融製品を提供しています。トヨタ自動車クレジット株式会社は 2001 年、EPMを導入してプロジェクトを企業戦略に合わせ、データを活用して意思決定を促進することを決定しました。これは、540 万人の顧客にサービスを提供して、市場の大部分をカバーするグローバルネットワークにとって重要でした。最初のプロジェクトはEPMの実装でした。経営陣はこの変更をすぐに受け入れましたが、一部のプロジェクトマネージャーは自律性とコントロールを失うことに気付き苦労していました。現在、すべてのポートフォリオとプロジェクトは、時間、コスト、スコープの 3 つの成功基準に照らしてスコア付けされ、プロジェクトの成果を透明性を備え、複雑さを軽減しながら戦略に合わせています。同社のスローガンは、戦略、ガバナンス、プロジェクト実行フレームワークへの正しい調整の中で「シンプルに保つ」ことです。
エンタープライズプロジェクト管理のベストプラクティスはリーダーシップから始まる
エンタープライズプロジェクト管理における最も効果的なベストプラクティスは、リーダーシップに関連します。EPM の最大の機能は、すべての事業部門にわたる変化、変革、改善、価値の支援です。
120VC の Scott 氏は、現代のプロジェクト管理、特にエンタープライズレベルでのすべてが強力なリーダーシップに依存していると言います。彼とそのチームは方法論を開発し、多くの IT 開発プロジェクトなどの、フォーチュン 100 企業の全社的プロジェクトに 20 年以上にわたってそれを使用してきました。幸いなことに、このモデルは拡張性があり、あらゆる種類のプロジェクトやポートフォリオに適用されます。
「ほとんどのプロジェクトマネージャーはプロセスに没頭しており、自分には権限があると仮定しています。しかし、通常そうではありません」と Scott 氏は言います。「EPMを実践していない多くの企業では、プロジェクト管理とマネージャーが『ホーム』を持たず、リーダーシップからの支援も受けていないためです。それは上層部に由来するべきものです。
「組織には、必要な成果を得るために、1 つの (ミッションベースの) 計画と 1 つの (ミッションベースの、権限を与えられた) チームが必要です」と Scott 氏は付け加えます。
PMI に準拠した 120VC のプロセスは、反復的で機敏で相互接続されたプロセスであり、組織文化を改善し、プロジェクトを提供し結果を育む環境で成功する人に、力を与えることに焦点を当てています。変革を加速させるものは、プロジェクトの編成および完了にも当てはまります。
リーダーは、実施される各プロジェクトがビジネス戦略に適合していることを確認します。この文化的アプローチは、プロジェクトまたはポートフォリオの成功における唯一の最も重要な要因です。以下に説明するような堅実なリーダーシップ手法は、あらゆる規模のすべてのプロジェクトを実行する動力装置です。
- 組織変更管理: すべてのプロジェクトとポートフォリオは、変更統制の演習です。考え方として変更管理を捉えます。その狙いは、文化を前進させ、チームメンバーのパフォーマンスを最適化することです。全体を見渡すことと柔軟な視点によって、常に変更するオプションがあることが示されます。
- プロジェクトチームの需要管理: 全体およびあらゆる段階で、チームメンバーの稼働率を最大化し、無駄なサイクルと混乱を最小限に抑え、ジャストインタイムで プロジェクトリソースを使用することが目標です。
- エンタープライズプロジェクト管理のリーダーシップ: エンタープライズレベルでは、上位の管理職が結果を明確に定義し、すべてのチームとベンダーを巻き込み、組織間の依存関係を管理し、一定の期限と予算に従って作業します。
- ポートフォリオ管理: 予算のバランスを取り、レビュー後、「資金の潤沢な所から奪い、貧しいプログラムに与える」ことを Scott 氏は勧めます。目標は、すべてのプログラムにわたってポートフォリオの成果を最大化することです。
- プログラム管理: ポートフォリオ管理と同様に、予算のバランス調整と資産の再配分。全体として、プログラムマネージャーは、プロジェクト全体で望ましいプログラムの成果を最大化することを目指しています。
- アジャイル製品管理: ITであれ、製造であれ、サービスで作り出したものであれ、あらゆる種類の企業における柔軟な製品管理は、成果を定義することであり、それには実験を行う意欲と能力が必要です。
「このアプローチは、ツールキットに複数のツールを組み込むことです」と Scott 氏は強調します。彼は、1 つの様式に縛られた企業は、彼らが必要とする結果を得られないかもしれないと指摘します。むしろ、幅広いスキル、そして新しい知識にオープンでいることにより、これまで以上に競争の激しい世界市場で、勝者と敗者の違いが生み出されます。詳しくは、専門家によるテスト済みの プロジェクト管理のベストプラクティスに関するガイドをご覧ください。
エンタープライズプロジェクト管理を成功させる鍵
エンタープライズプロジェクト管理の成功は、組織の包括的な目的に役立ちます。企業は、目先の利益ではなく、継続的な改善に専念して長期的に繁栄します。EPM では、企業は高い基準、統一された報告フレームワーク、一元化されたリーダーシップとサポートを維持する必要があります。
エンタープライズプロジェクト管理の重要な成功要因には、次のものがあります。
- 自律性: 組織が EPMO を導入する場合、導入は組織変更管理のベストプラクティスに従う必要があります。プログラムおよびプロジェクトマネージャーは、トップダウンのエンタープライズ管理が、作業を補完し、追加の支援を提供するために存在していることを理解する必要があります。各オフィスとその構成員は、全員が共通の目標に向かって働く中で、自分の仕事をする権限を与えられています。
- 専門知識: エンタープライズプロジェクト管理オフィスが効果的であるためには、プロジェクト管理の専門知識とビジネス洞察力を持つ人々を配置し、プロジェクトマネージャーを指導します。必要条件 は会社が設定した高い基準を満たす新規採用者です。
- 標準化の実施: 組織内の部門間でプロセスを標準化します。
- 真の構造変化: プロジェクト管理オフィスがエンタープライズプロジェクト管理オフィスに直接または間接的に報告し、最終的には CEO から報告できるような体制構造を持つことが 不可欠です。通信とエスカレーションの経路は、ボトルネックを回避するために明確である必要があります。
- エグゼクティブサポート: エンタープライズプロジェクト管理オフィスが、その役割を果たすために継続的なリーダーシップからのサポートと賛同が必要です。エンタープライズプロジェクト管理オフィスは、組織のリーダーシップをサポートし、その責任や権限には踏み込みません。
EPM フレームワークが自社組織に適しているかどうかを判断する方法
エンタープライズプロジェクト管理が、会社の前進の道であると判断するのは簡単です。プロジェクトの数と品質が管理不能になったり、完了したり、望ましい結果で終わるものが少なくなったりすると、エンタープライズプロジェクト管理フレームワークがソリューションを提供します。
考慮すべき主な側面は次のとおりです。
- 会社の規模: 組織が複雑になればなるほど、EPM はより有用な作業を統合および合理化できます。
- 考え方: EPMでは、プロジェクトのポートフォリオ全体を新鮮な目で見直し、会社にとって潜在的な価値を持つかに基づいて、プロジェクトをランク付けする必要があります。その潜在的価値とは、現状を維持したり、ビジネスユニットの業績計画を満たすことではなく、組織の進化と再発明に関するものです。最も価値の高いプロジェクトが優先され、価値の低いプロジェクトはキャンセルと評価されます。
- プロジェクト管理の成熟度: プロジェクト管理の成熟度の初期段階では、チームはプロジェクトに対するアプローチを適切に定義せず、予定どおりにまたはスケジュールどおりに提供せず、変更を適切に処理しません。より成熟したプロジェクト管理機能を持つ組織は、エンタープライズプロジェクト管理の要求を変革および変更するための優れた候補です。
- プロジェクトの評価とバランス: 企業に入ってくるプロジェクトの数が、現プロジェクトを追跡し、かつ結果を効果的に監視する現在の能力を超えた場合、企業は EPM の主要な候補になります。
エンタープライズプロジェクト管理手法の利点
エンタープライズプロジェクト管理オフィスは、プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオの管理を超え、全体的な管理戦略をサポートできます。エンタープライズプロジェクト管理計画は、プロジェクト管理オフィスをまとめ上げ、組織に独自の恩恵を提供します。
「アウトプットとは組織文化に関するものであり、文化とは人々の態度です」と Scott 氏は言います。「プロジェクトを提供するのは人間であり、クラス最高となるエンタープライズプロジェクト管理では人材の育成に焦点を当てます。
エンタープライズプロジェクトマネージャーの責任には、次のものが含まれます。
- エグゼクティブの可視性と関与: EPMO は戦略的レベルで運営されているため、プログラムとポートフォリオは組織の最高レベルからより目に入ります。
- 戦略的目標とのよりよい整合: プロジェクトを立ち上げる前に、マネージャーはプロジェクトを会社の戦略と目標に照らしてチェックし、全体的な価値と実質的な ROI を実現する能力を確保する必要があります。
- 組織の強化: プロジェクトポートフォリオの管理と分析を通じて、マネージャーはリソースの最高かつ最適な利用を促進し、プロジェクトの重複を無効にし、情報を収集し、ベストプラクティスを発展させます。利害関係者、チームメンバー、および組織は全体として、強化されたコミュニケーション、リソース管理、および生産性の恩恵を受けます。
エンタープライズプロジェクト管理の利点
エンタープライズプロジェクト管理 (および EPMO) は、プロジェクト、プログラム、およびポートフォリオの管理の相乗効果を強化するためにプロジェクトを実行します。このフレームワークにより、プロジェクトの成果が向上し、組織全体に利益をもたらす包括的なレベルのコントロールが実現します。
エンタープライズプロジェクト管理の利点は次のとおりです。
- グローバル運営の調整: 一元化されたエンタープライズプロジェクト管理により、各部門と地理的に分散したオフィスが統合されます。その結果、部門横断的なプロジェクトのコラボレーションとサポートにより、人とプロセスが共通の目標に向かって作業できるようになります。
- 需要の理解: 需要予測は、エンタープライズプロジェクト管理を成功させるために不可欠です。プロジェクトは、会社全体のニーズに基づいた需要よりも先に開始され、優先順位を付ける必要があります。
- 適正な価値評価: 組織全体に幅広いビジョンを持つエンタープライズプロジェクト管理オフィスは、組織の価値、ROI、プロジェクトを評価するのに適した立場に立つこともできます。金銭的な利益は当面の目標ではないかもしれませんが、 価値は学習とイノベーションの観点から導き出すことができます。
- 合理化とコスト削減: 組織化されたシステムと複数部門にわたる可視性により、作業の重複を排除します。EPM のもう 1 つの明らかな利点は、残業時間、変更指示、およびその他の回避可能な経費の排除や削減によるコスト削減です。
- 優れたプロジェクト成果: プロジェクト管理ソリューションの正確な評価尺度は、プロジェクトの実績から生まれます。真のメリットは、予算実績、作業品質、従業員エンゲージメント、イノベーション、市場競争力における長期的、全社的な改善です。
エンタープライズプロジェクト管理手法の欠点
エンタープライズプロジェクト管理の実装は、大きな課題となる可能性があります。多くの人々は、変更に同意しなければならず、経営陣やチームにとっては厄介な可能性のある、文化的移行およびプロセス的移行を進んで行う必要があります。
「不慣れで不利な状況があります - それは安心ゾーンから抜け出すことです。それは簡単ではありません」と Scott 氏は指摘します。「このプロセスでは、現状を手放す必要があります。多くの場合、プロセスを正しく行う方が、物事を成し遂げるよりも簡単です。ほとんどの場合、物事が失速するとき、それはプロセスで立ち往生することです - 人々は些細なことに捕らわれます。どのレベルにあろうと優れたプロジェクトマネージャーは、範囲やスケジュールではなく、適切な結果をもたらされ、組織全体に価値が創造されていることを毎日検証しています。」
会社が節約できるものは、企業文化、実装コスト、組織の構造、エンタープライズプロジェクトマネージャーのスキルなど、多くの要因によって異なってきます。次の一般的な課題も考慮してください。
- サポートの欠如: 実装の容易さは組織によって異なるものです。企業は、必要なサポートがない場合、実装に苦労する可能性があります。
- 部門別の変更: 人事部など、EPM への切り替えによって直接影響を受けない部門は、新しいモデルをサポートするために手順を変更する必要がある場合があります。
- コミュニケーションのハードル: 明確なコミュニケーションに優先順位を付け、すべての変更が現実的であることを確認することで、障害を最小限に抑えることができます。
エンタープライズプロジェクト管理の課題
企業にはエンタープライズプロジェクト管理を実装する際に克服すべき課題があるため、その課題を事前に理解しておくことが不可欠です。円滑な運営を確保するためには、適切な人材、資金、技術サポートが必要です。
「エンタープライズプロジェクト管理には、全員が共通の目標に向かって取り組む必要があるという課題以外に、否定的な面はありません」と Scott 氏は言います。「また、誰もがツールキットに複数のツールを持っている必要があります。これは、アジャイルであることではありません。IT以外のすべてのプロジェクトに当てはまるわけではないからです。これは、プロジェクト管理に関わるすべての分野を習得するための「小文字」のアジャイル、機敏なアプローチに関するものです。」
エンタープライズプロジェクト管理の課題には、次のようなものがあります。
- 適切な資金調達: 経営陣は、戦略に基づいて適切な ROI を提供すると判断が済んでいるプロジェクトに適切な資金を割り当てる必要があります。財務諸表を詳細に利用して成功を評価したり、改善する方法や、どのプロジェクトを廃止または縮小すべきかを調べたりすることができます。
- 資格のあるプロフェッショナル: 適切な人材を雇用したり、既存のスタッフをトレーニングしたりすることは、成功と失敗の違いを意味することがあります。
- 技術サポート: 大規模なプロジェクトポートフォリオを持つ組織にとって、取り組みを管理および監視する最も効果的な方法は、企業のニーズに合ったソフトウェアソリューションを使用することです。
エンタープライズプロジェクト管理を実装する方法
EPM への移行は、それ自体がプロジェクトです。これは、組織全体で変化と価値の概念を行動で示す機会です。EPM を実装する役割と責任は、エンタープライズプロジェクト管理における機会と考え方を反映しています。
「エンタープライズプロジェクト管理の実装の障害は、情報および確認のバイアスです」と 120VC の Scott 氏は述べています。強力なリーダーシップと効果的で継続的なコミュニケーションにより、人々は自分が信じているものを超えて、うまくいくものに移行することができます。
慎重に検討して EPM を実装します。すべての組織には固有のニーズがあるため、EPMO は企業文化に合わせて調整し、課題やリスクに対処する必要があります。先に進む前に使用すべき卓越したプロセスは、以下のチェックリストを確認し、エンタープライズリスク評価分析を実施することです。
エンタープライズプロジェクト管理実装チェックリストのダウンロード
Smartsheet エンタープライズプロジェクト管理ダッシュボード
ダッシュボードには、ビジネス実績に関する高レベルの重要な情報が表示されます。このエンタープライズプロジェクト管理ダッシュボードの中央コントロールパネルには、重要な情報の概要が表示され、適切な関係者と共有できます。プロジェクトポートフォリオ管理テンプレートにより、ポートフォリオの健全性を全体または個別に深く掘り下げることが容易になります。需要計画テンプレートも追加して、在庫とサプライチェーンデータを予測すると、計画が容易になります。エンタープライズレベルのプロジェクト管理テンプレートは、新しいツールとウィジェットでカスタマイズが可能です。
エンタープライズプロジェクト管理システムとは
エンタープライズプロジェクト管理システムは、大規模組織のニーズに合わせて特別に作成されたソフトウェアアプリケーションです。エンタープライズプロジェクト管理ツールは、多数のプロジェクトとより大きなチームを持つ企業向けに構築されたスケールアップされたソリューションです。
エンタープライズプロジェクト管理の歴史と進化
1940 年代から 1990 年代にかけて、組織システムは個々のプロジェクト、計画、および調整に焦点を当てていました。今日、EPM はソフトウェアツールの助けを借りて、部門と地理的な場所にまたがっています。
近年、IT ガバナンスの実践が EPM に影響しています。今日、このプラクティスは相互に関連する一連の手法と活動に進化してきており、企業はプロジェクトと人の両方で ROI を最大化するために、その手法と活動を体系的に適用しています。
根底にある動機は、変化を推進し、複雑さを解消することによってビジネス要件に対応することです。組織がエンタープライズポートフォリオ管理で達成できることについて、詳しくはこちらをご覧ください。
エンタープライズプロジェクト管理の将来
企業がより迅速な結果を提供するというプレッシャーが高まるにつれて、より多くの組織がエンタープライズプロジェクト管理を採用する可能性があります。実践を改善する新しい方法には、実践自体の構造と性質を変更するデータとテクノロジー(AI など)の活用強化が含まれます。
変化は破壊的ですが、機会ももたらします。パンデミックにより、多くの企業にとってビジネスがどのように運営されているか、そしてあらゆる種類の自然事象や業界イベントに対処するために、どのように変革できるかの再評価を余儀なくされました。AIを用いてメタデータから意味の創出を可能にすれば、将来の作業を柔軟に実践できるようサポートされ、企業がストレス要因に適合して力強く戻ってくることに役立ちます。
プロジェクト管理のための Smartsheet によるエンタープライズレベルの結果の促進
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。