Smartsheet for Salesforce の使用によりタスクの時間を半減させた Borrego Solar (ボレゴ ソーラー)

「データを完全には信頼できませんでした。」と、サンディエゴを拠点とする Borrego Solar Systems (ボレゴ ソーラー システムズ) の IT およびインフラストラクチャ担当ディレクターである Emily Tam 氏は語ります。自分のエンジニアリング チームがプロジェクトを順調に進め、期限の遅延や一貫性のないリソース供給、不正確な情報を防止するうえで直面した問題について、そう指摘しています。

これらの問題はすべて、プロジェクト データの入力に一貫性がないことに起因すると思われました。

Borrego Solar (ボレゴ ソーラー) は、全米の民間および政府の顧客向けにソーラー アレイとエネルギー貯蔵システムの開発、エンジニアリング、設置、保守を行っています。マサチューセッツ州ノース アダムスの町は、覆われた埋め立て地の上にソーラー アレイを設置するという 1 つのプロジェクトによって、100% 太陽エネルギーを燃料とするという目標を達成しました。

1 つの小さな決定がもたらす永続的な影響

エンジニアリング チームのメンバーは当初、Microsoft Project を使用してプロジェクトをオフラインで管理した後、重要な日付を Salesforce に手動で入力してビジネス全体に広めていました。そのやり方は捗りませんでした。「すべてのプロジェクトのステータスと遅延を追跡するだけで本当に大変でした。」と Tam 氏は言います。

エンジニアリング開発マネージャーは、プロジェクトのインサイトとコントロールを改善するため、チームがタスクを一覧表示し、遅延を追跡し、複数のプロジェクトのマイルストーンを同時に把握するのに役立つアクセス可能なツールを探しました。Smartsheet について調査した後、すぐにすべてのプロジェクトを作業実行プラットフォームに入力しました。

Salesforce データの自動更新

Borrego Solar (ボレゴ ソーラー) の従業員は 10 年以上にわたって Salesforce に依存しており、引き続き使用したいと考えていました。しかし、そのためには、Smartsheet と Salesforce を連携させる必要がありました。

Salesforce には会社のすべてのプロジェクトのマイルストーン日付が登録されていました。「しかし、Salesforce では必要な詳細レベルに到達できませんでした。」と Tam 氏は言います。「当社のエンジニアは Smartsheet を使用して、日常業務と全体的なスケジュールを管理しています。しかし、会社の他のメンバーが参照して使用できるように、Salesforce にもデータを入力する必要がありました。」

それには時間がかかりますが、その時間はプロジェクト自体に費やすべきです。

そのため、チームは Smartsheet for Salesforce を実装しました。これにより、データを入力した場所に関係なく、Smartsheet と Salesforce の間でデータが自動的に同期されます。エンジニアはプロジェクトの更新を 1 回行うだけで、関係者はその正確性を信頼できます。

Borrego Solar (ボレゴ ソーラー) はすぐにメリットを実感しました。「プロジェクトを一度設定すれば、コネクタが日付やその他のデータを Salesforce にプッシュして最新の状態に保つので、経営陣と会社の他のメンバーは常にプロジェクトの状態を把握できます。」 と Tam 氏は言います。

効率の向上によってイノベーションを導く

同社のエンジニアは複数のデータ入力ポイントに悩むことなく Smartsheet のみを更新するようになり、効率が向上しました。さらに、他の部門がプロジェクト管理の初期段階で Smartsheet を使用するようになり、チーム間のコミュニケーションが改善されました。

以前は 12 日かかっていたタスクの時間が半分に短縮されました。変化の一部は数値化が困難ですが、とにかく大幅な改善が見られます。「従業員のイノベーションの余地があり、部門や会社全体に役立つプロジェクトに取り組むことができます。」と Tam 氏は言います。

Borrego Solar (ボレゴ ソーラー) はデータの更新を Smartsheet に任せ、イノベーションに集中できるようになったのです。